福州工商学院本科生档案管理规定 - 规章制度

第一章 总则

　　第一条 为进一步规范我校学生档案管理工作，实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，根据教育部《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本规定。
　　第二条 本规定适用于我校普通高等教育本科学生档案管理。

第二章 档案管理

　　第三条  学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性和规范性的原则。档案管理工作应由专人负责，加强防盗、防火工作，预防丢失、损毁事故的发生。
　　第四条  学生处负责对全校普通高等教育本科学生的档案工作进行检查和指导。
　　第五条  在籍学生档案日常管理和材料立卷归档工作由学生所在学院负责；其他学生档案（毕业生退回档案、其他原因无法发送的档案等）由学生处统一管理。

第三章 档案材料立卷与归档

　　第六条 新生报到之日起，学生所在学院3个月内完成立卷工作。
　　第七条 立卷归档范围
　　1.进入我校学习前形成的档案材料；
　　2.普通高等学校录取通知书；
　　3.新生入学健康体检表；
　　4.学生登记表；
　　5.学生综合测评总表；
　　6.学生成绩卡；
　　7.毕业生鉴定表；
　　8.加入中国共产党或其他党派、团体等组织的材料；
　　9.奖惩材料；
　　10.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书；
　　11.其它应予归档的个人材料。
　　第八条 立卷归档要求
　　1.所有归档材料必须完整真实，文字清楚，对象明确，手续齐备，并注明材料形成的时间。
　　2.要对归档材料认真审核及时立卷，并做好登记工作。未经批准，任何单位不得私自扣留应归档材料。凡属已归档材料，任何人不得擅自剔除。
　　3.凡规定有组织审查盖章的，需有组织盖章。规定要同本人见面的材料（如：审查结论、复查结论、组织鉴定、处分决定或意见等），一般应当有本人的签字。特殊情况，本人见面后未签字的，须有组织注明。
　　4.归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写。归档材料应为原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
5.普通高等学校录取通知书、新生入学健康体检表、学生登记表、学生综合测评总表、学生成绩卡、毕业生鉴定表、奖惩材料、全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书等材料毕业前由各学院统一装档。

第四章 档案的查阅与使用

　　第九条 因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要，党委组织部门、团委和各学院党政负责人可登记后查（借）阅学生档案。
　　第十条 因其他需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，必须持单位介绍信和本人身份证，经档案保管单位主管学生工作的负责人批准后，方可查阅档案材料。
　　第十一条 学生档案原则上不外借。确因特殊原因需要借出时，应严格履行借出登记手续。档案借出后必须严加保管，不得转借他人。借出时间一般不得超过3天，若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。归还时，管理人员要逐一核对档案材料。
　　第十二条 查（借）阅档案必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容；禁止在档案上划圈、涂抹、批注、删改；未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
　　第十三条 学生本人不得查阅个人档案。确有特殊情况需复制档案相关材料，应由学生本人提出书面申请，说明需要材料和用途，经学院主管学生工作负责人批准后，由档案管理人员协助办理。

第五章 档案的转递

　　第十四条 学生档案的转递由学生处统一办理，各学院应按照学生处关于档案封装要求进行整理、封存，并在规定时间内移交至学生处。未经批准，任何单位或个人不得截留或扣发按规定转递的学生档案。
　　第十五条 学生档案原则上应按照国家有关部门规定的发送方式进行转递，必要时可派专人送取。特殊情况下个人提取档案的，须提供档案接收单位调档介绍信和提档人有效身份证件。
　　第十六条 学生毕业离校时，档案依据就业通知书或招生考试部门调档函发往接收单位或录取院校。因转学离校，档案依据相关转学手续发往转入院校。
　　第十七条  开除学籍、退学、出国未归、死亡、失踪学生的档案材料依据接收单位出具的接收证明材料进行转递。
　　第十八条  休学学生复学之后档案按休学后所属年级管理。延期毕业学生在履行相关手续之后档案按延期后所属年级管理。
　　第十九条  转专业学生在学校相关文件发布之后一周内，由原学院整理封装后移交至转入学院。
　　第二十条  寄出档案因地址不详等原因退回学校的，由学院负责联系学生本人后按相应转递手续办理。
　　第二十一条  毕业生档案转递完成后，学生处网站公布档案转递去向，为毕业生提供查询服务。

第六章 遗失档案的补办

　　第二十二条  档案补办范围：我校学生本科阶段档案材料。
　　第二十三条  档案补办项目
　　1.高校毕业生登记表；
　　2.党、团组织材料证明；
　　3.在校期间奖惩材料证明；
　　4.学生综合测评总表；
　　5.学生成绩卡。
　　第二十四条  档案补办程序
　　1.本人向学院提交书面申请、毕业证书复印件、身份证复印件、单位介绍信、档案丢失单位开具的证明等材料；
　　2.出示毕业证书和身份证原件；
　　3.填写《福州工商学院补办学生档案审批表》（一式二份）并履行相关手续；
　　4.学生处审批后，到有关学院以及相关部门办理有关材料；
　　5.补办学生档案手续材料由学生处保管、存档。

第七章 附则

　　第二十五条 本规定自颁布之日起施行，由福州工商学院学生处负责解释。

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